تغلب على توتر العمل بـ ''ساعة الصمت''

قد يكون العمل توتراً عصبياً محضاً؛ حيث لا يتوقف الهاتف الجوال عن الرنين، ويكاد صندوق البريد ينفجر من الرسائل، بينما لا يتحلى المدير بالصبر.

وفي هذا السياق يشير البروفيسور ديرك فينديموت، الأستاذ بمعهد العمل والصحة بمدينة دريسدن شرق ألمانيا، إلى أن الموظف يمكنه التغلب على الضغط العصبي الدائم في العمل بإتباع بعض القواعد البسيطة.

وفيما يلي يقدم البروفيسور نصائح تساعد الموظف على تجنب التوتر العصبي غير الصحي:

ساعة الصمت: ينبغي أن يتعذر الوصول إلى المديرين والموظفين لمدة ساعة في اليوم، كي يتسنى لهم العمل بكامل تركيزهم.

ولهذا الغرض يفضل غلق الهاتف الجوال، وتحويل خط الهاتف الثابت إلى أحد الزملاء، وإعداد رسالة غياب للرد الأوتوماتيكي على البريد الوارد.

كما ينبغي تعليق لافتة على الباب تحول دون دخول الضيوف غير المرغوب فيهم.

ويقول فينديموت :'في «ساعة الصمت» يتسنى للموظف أخيراً معالجة الموضوعات المعقدة في هدوء تام'، مشيراً إلى أنه عادةً ما ينقطع حبل أفكار الموظف أثناء العمل بشكل متكرر، ومن ثم يستغرق العمل وقتاً أطول، مما يصيب الموظف بالإحباط.

إيقاف سيل البريد: بحسب تقديرات البروفيسور الألماني المتخصص في علم النفس، يتم إرسال رسائل بريد إلكتروني كثيرة جداً في المكاتب والشركات، مما يتسبب في تشتيت انتباه الموظف ويجعله يقرأ الرسائل الهامة في النهاية.

لذا ينبغي إلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية غير الضرورية وعدم إرسال نسخ من رسائل البريد إلى الزملاء إلا إذا كانت هناك ضرورة فعلية لذلك. ويسري ذلك على المدير أيضاً.

تجنب تعدد المهام: قراءة رسائل البريد أثناء التحدث في الهاتف، بالإضافة إلى الدردشة مع الزملاء وإرسال تعليقات من حين إلى آخر .. يؤكد فينيدموت على فشل الموظف في القيام بكل هذه المهام في آن واحد، ويقول :'لا أحد يستطيع فعل أكثر من شيء في وقت واحد، ولا حتى النساء'. لذا فهو ينصح بالتركيز في شيء واحد فقط؛ فبذلك يتجنب الموظف ارتكاب خطأ.

الالتزام بالمواعيد: إذا استغرقت الاجتماعات وقتاً طويلاً للغاية، فيجب تأجيل الاجتماعات الأخرى، وإلا فقد يمتد يوم العمل في بعض الأحيان إلى المساء.

وأوضح فينيدموت أن تركيز الموظف يقل أثناء العمل في ساعة متأخرة، ومن ثم تزداد فرص ارتكاب الأخطاء، فضلاً عن زيادة الشعور بالضيق والضجر.

لذا ينصح البروفيسور الألماني بالالتزام بالمواعيد، ويقول :'يجب بدء الاجتماعات وإنهاؤها في مواعيدها الدقيقة'.